El concepto de cuadro de mando integral no es nuevo en el mundo empresarial y es empleado por todo tipo de organizaciones que quieren gestionar de forma estratégica, basando sus decisiones en datos fidedignos que les permitan trazar el rumbo para poder lograr los objetivos planteados. No es que se haga necesario el trabajar con un cuadro de mando integral como garantía de éxito, sin embargo, su uso facilitará enormemente la gestión de cualquier área de una empresa ya que, a través de un sistema de indicadores, aportará la información necesaria para la toma de decisiones.
En prevención de riesgos laborales no es habitual trabajar con cuadros de mando, dado que habitualmente sólo se manejan indicadores relacionados con la siniestralidad y/o objetivos/indicadores aislados dentro de los diferentes elementos del sistema de gestión preventivo. Sin embargo, cada vez se requieren más instrumentos de gestión que permitan optimizar los recursos y mejorar los resultados por lo que se hace necesario disponer de un instrumento que nos permita medir la evolución de la gestión preventiva y situarla como un elemento estratégico más dentro de la organización.
Conceptualmente, un cuadro de mando integral es una herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de objetivos junto con sus indicadores de medición, desarrollados en al menos cuatro perspectivas (financiera, cliente, procesos internos y aprendizaje y crecimiento) que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables en las organizaciones una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad.
Estas definiciones, que pueden parecer más o menos abstractas, tienen un “aterrizaje” más o menos sencillo en las organizaciones; un CMI consistirá, simplemente, en la definición, tratamiento y explotación de un sistema de objetivos e indicadores, al menos, en las cuatro perspectivas anteriores, vinculados entre sí mediante relaciones causa-efecto que, derivados de la visión y estrategia de la organización, trasladen sus enunciados o “filosofías” a acciones tangibles y medibles (conecta la definición estratégica de la empresa con su dirección estratégica).
Ahora bien, si nos encontramos ante la duda o el reto de querer implantarlo dentro del área de prevención de riesgos laborales, ¿cómo podríamos hacerlo?
Antes de nada, es tener claro las ventajas, ¿las tiene?, ¿merece la pena el esfuerzo? La respuesta a estas dos preguntas, bajo mi punto de vista, es un doble si, el cuadro de mando integral en prevención de riesgos laborales ayudará a:
- Disponer un sistema de gestión estratégica de la seguridad y salud en el trabajo, mediante la monitorización de las acciones clave dentro los diferentes elementos del SGSST.
- Disponer un sistema de medición estratégica de la seguridad y salud en el trabajo, ayudando a disponer de una visión global para poder optimizar la toma de decisiones:
- Mostrará la influencia que cada proceso, medida o actuación preventiva ha ejercido sobre los resultados.
- Permitirá priorizar los procesos, medidas o actuaciones preventivas.
- Ayudará a optimizar la gestión preventiva.
- Pondrá a disposición herramientas para aumentar la eficacia y eficiencia de la gestión preventiva.
- Disponer un sistema de comunicación-formación-información estratégica de la seguridad y salud en el trabajo. Al llevar a cabo un despliegue de actuaciones dentro de la empresa necesitará de la necesaria formación e información interna para asegurar la comprensión, asunción y alineación global con los objetivos decididos.
- Alinear la gestión de la seguridad y salud en el trabajo con la misión, visión y valores de la empresa, así como con sus estrategias.
- Posicionar la gestión de la seguridad y salud en el trabajo como elemento clave en la empresa.
Teniendo claras las ventajas y estando animados a llevarlo a cabo, lo primero que se ha de tener en cuenta es que antes de pasar a la elección de cualquier tipo de objetivo e indicador, se requiere de dos cosas fundamentales, sin las cuales, no merece la pena seguir en el proceso:
- Cambio de mentalidad: debemos pasar de tener una mentalidad técnico-legal a la de disponer de una visión estratégica y holística, tanto de la empresa en su conjunto como de la prevención de riesgos laborales como área estratégica de gestión.
- Análisis: debemos llevar a cabo un análisis profuso de nuestra organización, análisis que deberá ir en dos líneas al menos:
- Organizativo: Quién es la empresa, qué es, qué quiere, como se relaciona, misión, visión, valores, amenazas, fortalezas, etc., es decir, debemos conocer muy bien la empresa y el entorno en el que opera.
- Preventivo: Dónde estamos a nivel técnico-legal, qué riesgos asumimos, qué es estratégico, dentro del área de prevención de riesgos para la empresa, es decir, debemos tener muy claro cómo la prevención de riesgos puede aportar valor a la organización y cómo puede afectar negativamente en su desempeño global.
Una vez hecho este primer análisis y con este cambio de mentalidad en nuestras cabezas, podremos pasar a, o bien diseñar un cuadro de mando integral en prevención de riesgos para aportar datos estratégicos a la empresa, o bien aportar al cuadro de mando integral de la empresa, los objetivos e indicadores estratégicos del área preventiva.
Para ello, lo más sensato es llevar a cabo un proceso estructurado que, sin tener que ser exactamente lo descrito, podría resumirse en las siguientes fases-tareas:
Fase 1: Apoyo de la dirección.
Fase 2: Designación del “arquitecto” del CMI.
Fase 3: Definir la arquitectura de la medición.
- Tarea 1: Selección del área de la empresa en la que se va a implantar el CMI.
- Tarea 2: Identificación de las vinculaciones entre la empresa y el área en la que se va a implantar el CMI.
- Tarea 3: Elaboración del mapa estratégico.
Fase 4: Constituir el consenso alrededor de los objetivos estratégicos.
- Tarea 1: Primera ronda de entrevistas.
- Tarea 2: Sesión de síntesis.
- Tarea 3: Taller ejecutivo: primera ronda.
Fase 5: Seleccionar y diseñar indicadores.
Fase 6: Construcción del plan de implantación.
- Tarea 1: Desarrollo del plan de implantación.
- Tarea 2: Comunicación.
- Tarea 3: Capacitación de las personas involucradas en el CMI.
Fase 7: Explotación del CMI.
- Tarea 1: Revisión del CMI.
- Tarea 2: Toma de decisiones y mejoras del CMI.
- Tarea 3: Comunicación de resultados.
Toda organización que busque resultados excelentes ha de gestionar sus actividades y recursos mediante un conjunto de sistemas, procesos y datos que les permitan la toma eficaz de decisiones en cualquiera de las áreas funcionales que la componen, por lo que gestionar la prevención de riesgos laborales bajo esta premisa, no sólo la hará o permitirá estar a la altura de cualquier otra área estratégica de la organización, sino que nos hará crecer a nosotros, los técnicos de prevención, como profesionales, dotándonos de herramientas, aptitudes y pensamientos que, en muchos casos, no sabíamos que pudiéramos tener, por lo que os animo a intentarlo o , al menos, a profundizar en ello, ya que, en ningún caso será perjudicial ni para nosotros ni para la organización.
Podréis encontrar información detallada del concepto y proceso de implantación en: Guía para la implantación de un cuadro de mando integral en prevención que hemos desarrollado para Foment del Treball Nacional.
