¿Sabías que definir el alcance es la decisión que condiciona toda la implantación del Modelo MBO?
Toda implantación de un Sistema de Gestión empieza por definir qué queda dentro y qué queda fuera de él. En el Modelo MBO de Bienestar Organizacional, esta definición se recoge en el punto 2, el Alcance, situado justo después de la Introducción y antes de cualquier otro requisito del Sistema.
Desde nuestra experiencia como auditores, el alcance es uno de los puntos que más condiciona el resultado final de una implantación. Cuando se define con rigor desde el principio, da coherencia a todo lo que viene después: la Política, los Recursos, el Equipo, el Plan Estratégico. Si se hace de forma superficial, las inconsistencias suelen aparecer más adelante, y al detectarse en los procesos de certificación, va a conllevar demoras al tener que llevar a cabo revisiones sobre aspectos que ya deberían estar cerrados.
¿Qué establece el Modelo MBO en materia de alcance?
El Modelo MBO sitúa en la Alta Dirección la responsabilidad final de este punto. Es la Alta Dirección quien debe garantizar que se defina el alcance de su Modelo de Bienestar Organizacional y demostrar su compromiso con el Bienestar Organizacional, configurándose como la principal responsable del establecimiento, documentación, implementación, control, mantenimiento y mejora continua del Modelo Empresarial.
| REQUISITO | ¿QUÉ DETERMINA EL MODELO MBO? |
|---|---|
| Responsabilidad | Corresponde a la Alta Dirección de la organización |
| Qué implica | Definir el alcance de su Modelo de Bienestar Organizacional y establecer, documentar, implementar y mejorarlo continuamente |
| Cómo se define | Estableciendo qué procesos, emplazamientos o unidades de negocio quedan dentro del Sistema; toda exclusión debe estar justificada por la propia organización |
| Coherencia exigida | Con el entorno en el que opera la empresa, sus características, su estrategia de negocio, su Propósito como organización, y con el Propósito del Modelo MBO y su Futuro Deseado |
| Registro | El alcance debe existir como registro documentado del Modelo MBO |
Conviene aclarar que la organización dispone de libertad para establecer su alcance, pudiendo limitarlo a determinados procesos, emplazamientos o unidades de negocio. Ahora bien, dentro de los límites que se hayan definido, todos los elementos del Modelo MBO deben encontrarse completamente implantados. Esta combinación de libertad y exigencia es lo que convierte al alcance en una decisión estratégica y no en un trámite inicial.
¿Cómo se aplica en la práctica?
El Modelo MBO estructura la Gestión Estratégica del Bienestar Organizacional en cuatro Dimensiones de Acción, sobre las que se diseñan e implementan las medidas que conducen a resultados sostenibles. Cada una de ellas responde a un ámbito de gestión diferenciado, aunque en la práctica se relacionan entre sí y una misma medida puede dar respuesta a varias dimensiones.
En la práctica, esto se traduce en decisiones muy distintas según el tipo de organización. Una compañía con varias sedes puede optar por certificar primero una unidad de negocio piloto antes de extender el Modelo MBO al resto del grupo. Una organización de menor tamaño, con una única ubicación, probablemente definirá un alcance más natural y directo, centrado en el conjunto de la plantilla.
Algunos ejemplos de decisiones de alcance que hemos visto funcionar bien:
- •Por unidad de negocio, cuando distintas líneas de actividad tienen realidades de bienestar muy diferentes entre sí.
- •Por emplazamiento, cuando la organización opera en varios países o centros de trabajo con contextos normativos o culturales distintos.
- •Por proceso, en fases iniciales de madurez, dejando fuera del alcance áreas que la organización identifica como no prioritarias en ese momento, siempre con su correspondiente justificación documentada.
Lo que estas decisiones tienen en común es que responden a un criterio objetivo, razonado y coherente con la realidad y necesidades de la empresa, no a una simplificación operativa. El alcance define el terreno de juego sobre el que se construirán la Política, los Recursos y el resto de requisitos del Modelo MBO, así que conviene resolverlo con la misma seriedad que el resto del Sistema.
3 Buenas Prácticas para definir el alcance con criterio
A partir de nuestra experiencia acompañando a organizaciones en la gestión del Bienestar Organizacional, estas son tres prácticas que facilitan que el alcance definido se mantenga coherente a lo largo de todo el proceso:
| BUENA PRÁCTICA | ¿QUÉ APORTA A LA IMPLANTACIÓN? |
|---|---|
| Vincula el alcance al Propósito y al Futuro Deseado de la organización, no solo a criterios operativos como el tamaño o el presupuesto disponible | El Modelo MBO exige coherencia entre el alcance y el Propósito de la organización; definirlo solo por operatividad debilita esa coherencia desde el primer paso |
| Documenta la justificación de cada exclusión en el momento en que se decide, no cuando se prepara para la auditoría | Reconstruir el razonamiento meses después suele generar justificaciones poco sólidas; documentarlo en el momento aporta trazabilidad real |
| Revisa el alcance antes de avanzar a la Política y los Recursos, no en paralelo a ellos | Diseñar la Política sobre un alcance aún inestable obliga a rehacer trabajo cuando el alcance cambia; cerrarlo antes evita ese doble esfuerzo |
¿Qué debe quedar documentado?
El Modelo MBO es explícito en este punto: el alcance debe existir como registro documentado. En la práctica, esto significa contar con un documento que recoja los límites de aplicabilidad definidos —qué procesos, emplazamientos o unidades de negocio quedan dentro del Sistema— y la justificación de cualquier elemento que quede fuera de ellos.
Este registro suele ser uno de los primeros documentos que un auditor solicita al iniciar la revisión del Modelo MBO. Conviene tenerlo bien redactado y ratificado por la Alta Dirección desde el inicio del proyecto, ya que esto facilita el resto del proceso de implantación.
Nuestra recomendación como auditores
En las auditorías de certificación del Modelo MBO, el alcance es uno de los primeros elementos que revisamos, porque marca el criterio con el que se evalúa todo lo demás: cuando está bien definido, aporta coherencia a la Política, a los Recursos asignados y al Plan Estratégico, que se construyen sobre los límites fijados en este punto.
Por eso recomendamos tratar el alcance como una decisión de Alta Dirección desde el primer momento, con la participación de quien vaya a ejercer como Manager MBO de Bienestar Organizacional.
En Full Audit acompañamos a organizaciones en esta primera decisión y en el resto del proceso de implantación del Modelo MBO de Bienestar Organizacional.
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