¿Sabías que en los Apartados 4.3 y 4.4 de la Norma ISO 45003 la organización decide qué riesgos psicosociales gestiona y si su Sistema de Gestión es realmente adecuado para hacerlo?
Cuando una organización ha completado el análisis de contexto del Apartado 4.1 y ha identificado y comprendido las necesidades y expectativas de sus partes interesadas en el Apartado 4.2, llega un momento igualmente fundamental: confirmar que el alcance de su Sistema de Gestión de la SST y sus operaciones y actividades con respecto a la gestión del riesgo psicosocial se abordan específicamente en el Sistema de Gestión de la SST de la organización, y asegurarse de que ese Sistema es apropiado, efectivo y pertinente para gestionar sus operaciones y actividades con respecto a su gestión del riesgo psicosocial. Eso es exactamente lo que establecen los Apartados 4.3 y 4.4.
Son dos Apartados breves en la Norma pero de gran calado práctico. Su valor real emerge cuando se abordan de forma integrada: el alcance definido en el 4.3 condiciona directamente la idoneidad que se evalúa en el 4.4, y esa evaluación puede llevar a revisar el alcance si se detecta que hay aspectos relevantes que no están siendo gestionados.
En este artículo explicamos qué pide la Norma en cada uno de ellos y respondemos a las preguntas más frecuentes que surgen cuando las organizaciones se enfrentan a estos apartados por primera vez.
¿Qué establece el Apartado 4.3 de la Norma ISO 45003?
Como ya aprendimos en la Norma ISO 45001:2018, a la hora de definir el alcance del Sistema de Gestión de la SST (que es información documentada del mismo), se deben especificar dos elementos:
- Las actividades, los productos y los servicios bajo el control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST de la organización.
- Los emplazamientos en los que se desarrollan estas las actividades o servicios.
En el caso de ISO 45003, el Apartado 4.3 establece que la organización debería confirmar que el alcance de su Sistema de Gestión de la SST cubre específicamente la gestión de los riesgos psicosociales y que sus operaciones y actividades quedan adecuadamente recogidas dentro de ese alcance.
No se trata, en este caso, de determinar un nuevo alcance, pues éste, al ser requisito de ISO 45001:2018, debe estar ya previamente establecido. Lo que ISO 45003 establece es que determinar el alcance implica confirmar que el Sistema de Gestión de la SST incluye los emplazamientos, las actividades, los productos y los servicios bajo el control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST con respecto a los riesgos psicosociales.
La razón por la que este Apartado es tan relevante es que sienta las bases estratégicas y operativas del Sistema de Gestión de la SST. Pese a que cualquier organización tiene libertad para definir los límites y la aplicabilidad del Sistema, sin un alcance claro y adecuadamente establecido, la credibilidad del Sistema de Gestión de la SST de la organización puede quedar en entredicho ya que, independientemente de los requisitos que subyacieran, el alcance es una clara muestra tanto de la implicación como del liderazgo de la Alta Dirección en la SST.
Este es uno de los aspectos del Apartado 4.3 que más sorprende a las organizaciones cuando se enfrentan a él por primera vez, y que conviene entender bien desde el principio.
La Norma no obliga a que el alcance cubra la totalidad de la organización. La organización decide qué queda dentro de su Sistema de Gestión de los riesgos psicosociales y puede decidir, por ejemplo, abordar una implantación progresiva (por sedes, actividades de la empresa) del alcance.
Lo que sí es imprescindible es que esa decisión esté fundamentada y no deje fuera actividades, los productos y los servicios bajo el control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST con respecto a la gestión de los riesgos psicosociales de la organización. La organización deberá ser capaz de justificar por qué ha definido el alcance de una manera, y esa justificación debería ser coherente con las cuestiones identificadas en el Apartado 4.1 y con las partes interesadas y sus necesidades y expectativas determinadas en el Apartado 4.2.
¿Qué establece el Apartado 4.4 de la Norma ISO 45003?
En este casco, como explicábamos en el Apartado 4.3, la Norma ISO 45001:2018 indica que la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de la SST, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de la Norma. Así, ISO 45003, en su Apartado 4.4 establece que la organización debería asegurarse de que su Sistema de Gestión de la SST sea apropiado, efectivo y pertinente para sus operaciones y actividades con respecto a la gestión del riesgo psicosocial.
No se trata, pues, de definir un nuevo Sistema de Gestión, si no de analizar que los procesos y subprocesos estratégicos, operativos y de soporte del Sistema garantizan que sea apropiado, efectivo y pertinente para sus operaciones y actividades con respecto a su gestión del riesgo psicosocial y, si es necesario, llevar a cabo alguna modificación que normalmente, se debería producir a nivel de procedimientos específicos, acciones concretas o modificaciones de documentos específicos, como, por ejemplo, políticas, documentos de roles y responsabilidades, etc.
Es además, relevante, aclarar el significado de los tres términos que la Norma pide para el Sistema:
- •Apropiado. Un Sistema es apropiado cuando está diseñado y configurado de acuerdo con el contexto específico de la organización: su tamaño, su sector, su cultura, sus modalidades de trabajo y sus riesgos psicosociales concretos. Un Sistema apropiado no es un Sistema genérico que podría aplicarse igual a cualquier organización. Es un Sistema que responde a quién es esa organización y cómo funciona.
- •Efectivo. Un Sistema es efectivo cuando logra los resultados que se ha propuesto. En el contexto de la ISO 45003, esto significa que el Sistema está consiguiendo prevenir y reducir los riesgos psicosociales, promover el bienestar en el trabajo y mejorar la salud psicológica de las personas trabajadoras. La efectividad es el criterio más exigente de los tres porque requiere evidencia. No basta con tener un Sistema implantado: hay que poder demostrar que está funcionando. Esto implica contar con indicadores, datos de seguimiento y evidencias de mejora que permitan valorar si el Sistema está generando los resultados previstos o si necesita ser ajustado.
- •Pertinente. Un Sistema es pertinente cuando es relevante para las operaciones y actividades reales de la organización. La pertinencia tiene que ver con si el Sistema está enfocado en lo que realmente importa (los riesgos psicosociales que afectan a esa organización concreta) o si se está dedicando recursos a gestionar aspectos que tienen poco impacto real. Un Sistema puede ser apropiado en su diseño y, sin embargo, perder pertinencia con el tiempo si la organización cambia y el Sistema no se actualiza. La pertinencia, por tanto, no es un estado estático sino algo que debe verificarse de forma continua.
Puntos clave de la determinación del alcance y la idoneidad del Sistema de Gestión en la Norma ISO 45003
-
- •El alcance es la declaración de la organización sobre qué va a gestionar y para quién, y puede ser parcial, siempre que esté fundamentado y sea coherente con los Apartados 4.1 y el 4.2.
- •La Norma establece tres criterios que el Sistema debería cumplir de forma simultánea: apropiado, efectivo y pertinente.
- •La apropiación del Sistema se verifica comprobando si responde al contexto específico de la organización identificado en el Apartado 4.1. Un Sistema apropiado no podría aplicarse igual a cualquier otra organización.
- •La efectividad del Sistema requiere evidencia: no basta con tener un Sistema implantado, hay que poder demostrar que está generando los resultados previstos.
- •La pertinencia no es un estado estático: debe verificarse de forma continua, especialmente cuando la organización cambia.
- •Los Apartados 4.3 y el 4.4 se retroalimentan: el alcance condiciona la idoneidad del sistema, y la evaluación del sistema puede llevar a revisar el alcance.
Preguntas frecuentes
Haz clic en cada pregunta para ver la respuesta.
▸ ¿El alcance del Sistema de Gestión de la SST existente cubre automáticamente los riesgos psicosociales?
Si, pero no necesariamente de manera global. Debe tenerse en cuenta que la gestión de los riesgos psicosociales está incluida dentro del marco regulatorio en materia de prevención de riesgos laborales, por lo que actividades como la evaluación de riesgos, formación, información, y otras van a ser obligatorias y deben estar dentro del marco de actuación de cualquier organización. En el caso de actuaciones no legalmente obligatorias (como, por ejemplo, la revisión por la dirección), es donde el alcance del Sistema de Gestión de la SST existente puede que no cubra automáticamente los riesgos psicosociales tal y como establece la ISO 45003.
▸ ¿Cómo se evalúa si el Sistema es apropiado, efectivo y pertinente?
La evaluación de la idoneidad del Sistema debería realizarse de forma sistemática y con evidencias. Para valorar la apropiación, la organización debería comprobar si el Sistema refleja las cuestiones identificadas en el Apartado 4.1 y las necesidades y expectativas del Apartado 4.2. Para valorar la efectividad, debería contar con indicadores y datos que permitan medir si el Sistema está logrando los resultados previstos. Y para valorar la pertinencia, debería verificar si el Sistema sigue siendo relevante para las operaciones y actividades actuales de la organización, especialmente cuando se han producido cambios significativos.
▸ ¿Con qué frecuencia debería revisarse el alcance y la idoneidad del Sistema?
La Norma no establece una periodicidad concreta, pero tanto el alcance como la idoneidad del Sistema deberían revisarse cuando se produzcan cambios significativos en la organización, como la incorporación de nuevas actividades, cambios en las modalidades de trabajo, apertura de nuevas ubicaciones o modificaciones relevantes en la estructura organizativa. O, al menos, cuando se lleve a cabo la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la SST.
▸ ¿Es recomendable documentar el alcance y la evaluación de la idoneidad del Sistema?
Si, y es necesario. Al tratarse de una Norma para ser usada junto a ISO 45001:2018, ésta exige que el alcance del Sistema esté disponible como información documentada.
▸ ¿Puede un Sistema ser apropiado, pero no efectivo?
Sí. Un Sistema puede estar bien diseñado y ser coherente con el contexto de la organización, es decir, ser apropiado, y, sin embargo, no estar logrando los resultados previstos porque no se está aplicando con la profundidad necesaria, porque los recursos asignados son insuficientes o porque las medidas adoptadas no responden adecuadamente a los riesgos psicosociales identificados. Por eso la Norma establece que el Sistema debería cumplir los tres criterios de forma simultánea: apropiado, efectivo y pertinente.
Próximos pasos en la implantación de la ISO 45003
Los Apartados 4.3 y 4.4 cierran el Capítulo 4 de la Norma y con él la fase de análisis y diagnóstico que sienta las bases de todo el sistema. Comprenderlos bien y abordarlos con rigor garantiza que el Sistema que se construya a continuación tenga un alcance claro, sea coherente con la realidad de la organización y esté diseñado para ser realmente efectivo.
En el próximo Sabías qué de la serie abordaremos el Apartado 5, donde la Norma establece los requisitos de liderazgo y participación de las personas trabajadoras en la gestión de los riesgos psicosociales. Y a lo largo de las próximas semanas continuaremos desarrollando el resto de Apartados para que tengas una guía completa y práctica de cómo abordar la implantación con criterio. Si tienes alguna duda o necesitas más información, puedes contactar con nosotros a través de nuestra web, por correo en fullaudit@fullaudit.es o por teléfono en el 933 210 888 (Barcelona) o el 917 241 621 (Madrid).
