¿Sabías que los Apartados 5.3 y 5.4 de la Norma ISO 45003 establecen que la gestión eficaz de los riesgos psicosociales requiere roles, responsabilidades y autoridades claros, así como la consulta y participación activa de todas las personas trabajadoras?
Una vez establecido el liderazgo y compromiso de la alta dirección en el Apartado 5.1 y formalizado ese compromiso en la política de la SST en el Apartado 5.2, el Capítulo 5 se cierra con dos Apartados que determinan cómo se estructura y se articula la gestión de los riesgos psicosociales en la organización. El Apartado 5.3 establece quién hace qué y con qué autoridad. El Apartado 5.4 establece cómo se garantiza que las personas trabajadoras no son solo destinatarias del Sistema sino participantes activas en él.
En este artículo explicamos qué establece la Norma en cada uno de esos Apartados, qué implican en la práctica y respondemos a las preguntas más frecuentes.
¿Qué establece el Apartado 5.3 de la Norma ISO 45003?
El Apartado 5.3 establece tres ideas fundamentales que conviene entender bien:
- •Máxima Responsabilidad.
La Norma deja claro que es la alta dirección la responsable del funcionamiento del Sistema de Gestión de la SST.
- •Integración.
Enlazando el concepto de integración indicado en la Ley 31/1995 y al de la gestión por procesos de la Norma ISO 45001:2018, en este caso, ISO 45003 refuerza esta integración, estableciendo que la alta dirección es responsable de aclarar los roles, responsabilidades y autoridades para la gestión del riesgo psicosocial en el lugar del trabajo.
Este elemento conecta, asimismo, con el Apartado 5.1 b), donde la Norma ya establecía que la alta dirección debería identificar, hacer seguimiento y ser consciente de sus propios roles y responsabilidades. El Apartado 5.3 amplía esa responsabilidad: no solo debe conocer los suyos propios sino asegurarse de que toda la organización tiene claros los roles, responsabilidades y autoridades en la gestión del riesgo psicosocial.
Hay que tener en cuenta que aclarar los roles, las responsabilidades y las autoridades no consiste únicamente en asignarlos de forma explícita. También es necesario que exista coherencia entre ellos. Cuando una persona asume una responsabilidad, debe disponer de la autoridad necesaria para ejercerla y tomar las decisiones que correspondan dentro de su ámbito de actuación. De lo contrario, el desempeño de ese rol puede verse limitado y la eficacia del Sistema de Gestión de la SST puede verse afectada.
- •Coherencia del Sistema.
La Norma señala expresamente que la gestión efectiva de los riesgos psicosociales dentro de un lugar de trabajo requiere personas trabajadoras con diferentes roles para trabajar juntas de forma efectiva.
Este elemento es especialmente relevante porque la gestión de los riesgos psicosociales no puede recaer exclusivamente en el departamento de PRL o en recursos humanos. Requiere la colaboración activa de múltiples roles que aportan perspectivas y capacidades complementarias: la línea de dirección conoce las operaciones y las personas; recursos humanos conoce las condiciones laborales y los indicadores de bienestar; y las personas con responsabilidades específicas de SST aportan el conocimiento técnico sobre la gestión de riesgos.
Asimismo, y en línea con lo que se indicará en el Apartado 5.4, la Norma anticipa que la organización debería promover y apoyar el involucramiento de las personas trabajadoras en la gestión activa de los riesgos psicosociales.
Esto refuerza que la participación de las personas trabajadoras no es solo un requisito formal. Se trata de una condición necesaria para que la gestión de los riesgos psicosociales sea efectiva.
¿Qué establece el Apartado 5.4 de la Norma ISO 45003?
El Apartado 5.4 indica que la consulta y la participación de las personas trabajadoras y, cuando existan, de sus representantes, “es esencial para el desarrollo, la planificación, la implementación, el mantenimiento, la evaluación y la mejora continua de lugares de trabajo seguros y saludables y el éxito de los procesos para gestionar el riesgo psicosocial”.
Sin embargo, antes de desgranar los requisitos de la Norma, es necesario que queden claros tres conceptos:
- •Participación.
ISO 45001:2018 define el concepto como “acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones” lo que permitirá a las personas trabajadoras contribuir a los procesos de toma de decisión sobre las medidas y los cambios propuestos al desempeño de la SST.
- •Consulta.
Al igual que en el caso de participación, ISO 45001:2018 define el concepto como la búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión. Así, la consulta implica una comunicación bidireccional que incluye el diálogo y los intercambios y conlleva la provisión oportuna de la información necesaria para las personas trabajadoras, y cuando existan, para los representantes de las personas trabajadoras, para dar una retroalimentación informada a considerar por la organización antes de tomar una decisión.
- •Enfatizar.
Enfatizar significa “ir un paso más allá de los requisitos legales”. Es tener un rol proactivo, buscar activamente la voz de las personas trabajadoras antes de tomar las decisiones.
Una vez aclarados estos tres conceptos clave, podemos analizar los requisitos de la Norma y una de las primeras cosas que llama la atención es que usa el término "esencial" al hablar de la consulta y participación de las personas trabajadoras, lo que refleja el peso que da a este elemento en la gestión de los riesgos psicosociales. La razón es técnica: las personas trabajadoras son quienes tienen el conocimiento directo de cómo se organiza el trabajo en la práctica, qué factores generan presión o malestar y qué condiciones favorecen su bienestar. bienestar. A través de estas acciones, se contribuye positivamente a la consecución de lugares de trabajo psicológicamente saludables y seguros.
Además de los requisitos generales de la Norma ISO 45001:2018, el apartado 5.4 establece que la organización debería:
- •Proporcionar oportunidades de retroalimentación
La organización debería proporcionar oportunidades de retroalimentación a las personas trabajadoras para ayudar a la organización a determinar la eficacia de la gestión de los riesgos psicosociales.
La retroalimentación de las personas trabajadoras no consiste únicamente en conocer su percepción del bienestar. También es un mecanismo esencial para que el Sistema de Gestión conozca su propio funcionamiento y pueda mejorarlo de forma continua.
- •Animar la participación y el compromiso
La organización debería animar la participación y el compromiso, por ejemplo, a través de un comité de Seguridad y Salud en el caso de existir, a través de reuniones departamentales, de grupos de trabajo creados para abordar determinados aspectos del trabajo, etc.
La Norma reconoce expresamente que no todas las organizaciones tienen la misma capacidad de estructurar la participación. En organizaciones más pequeñas, donde puede faltar la representación formal de las personas trabajadoras, el proceso de consulta debería emprenderse directamente con ellas. Lo que la Norma no admite es que el tamaño de la organización sea un argumento para prescindir de la consulta y la participación.
Hay un matiz fundamental que la Norma desarrolla en este Apartado: la involucración de las personas trabajadoras en los procesos de toma de decisiones puede aumentar su motivación y su compromiso para contribuir a la consecución de lugares de trabajo psicológicamente saludables y seguros. Y el hecho de que se las anime y apoye en su participación, en lugar de sentirse obligadas a hacerlo, tiene más posibilidades de ser eficaz y sostenible.
La importancia de eliminar las barreras a la participación
La Norma reconoce que la participación de las personas trabajadoras en la gestión de los riesgos psicosociales puede encontrar resistencias y barreras específicas. Algunas de las preocupaciones más frecuentes incluyen:
- •El temor al rechazo o a actitudes negativas por parte de compañeros o superiores.
- •La apatía derivada de iniciativas anteriores que no generaron cambios reales.
- •La naturaleza sensible del impacto de los peligros psicosociales, que puede generar reticencias a hablar abiertamente.
Estas preocupaciones son comprensibles y la Norma orienta a que, al establecer el Sistema de Gestión, se tengan en cuenta y se aborden de forma proactiva. El compromiso de los representantes de las personas trabajadoras, cuando existan, puede ayudar a prevenir o minimizar estas resistencias.
La Norma también señala que las consultas entre la organización y las personas trabajadoras deberían tener lugar en todas las etapas de la gestión del riesgo psicosocial, teniendo en cuenta la experiencia y pericia de las personas trabajadoras. Tanto la organización como sus personas trabajadoras tienen roles y responsabilidades específicas en este proceso.
Puntos clave de los Apartados 5.3 y 5.4 de la ISO 45003
- •La alta dirección debería aclarar los roles, responsabilidades y autoridades para la gestión del riesgo psicosocial: los tres elementos son inseparables.
- •La gestión de los riesgos psicosociales requiere la colaboración de múltiples roles que aportan perspectivas complementarias.
- •La consulta y participación de las personas trabajadoras es esencial para que el Sistema de Gestión sea efectivo y sostenible.
- •La consulta y participación debería darse en todas las etapas de la gestión del riesgo psicosocial, no solo en la fase de evaluación o cuando se produce un incidente.
- •Animar y apoyar la participación, en lugar de imponerla, tiene más posibilidades de generar un compromiso real y sostenible.
- •Las barreras a la participación son previsibles y deberían abordarse de forma proactiva al diseñar el Sistema de Gestión.
Preguntas frecuentes
Haz clic en cada pregunta para ver la respuesta.
▸ ¿Quién debería tener roles y responsabilidades en la gestión del riesgo psicosocial?
La Norma no establece una estructura organizativa concreta, pero sí orienta a que la gestión efectiva requiere personas con diferentes roles trabajando juntas. En la práctica, los roles más habituales incluyen la línea de dirección, recursos humanos, las personas con responsabilidades específicas de SST y los representantes de las personas trabajadoras cuando existan. Lo importante no es el número de roles, sino que estén claramente definidos, que cada uno tenga la autoridad necesaria para ejercer sus responsabilidades y que existan mecanismos para que trabajen de forma coordinada.
▸ ¿Cómo puede una organización pequeña articular la consulta y participación sin representación legal de los trabajadores?
La Norma ISO 45003 prevé esta situación al indicar que, cuando no existan representantes de las personas trabajadoras, la consulta debería realizarse directamente con ellas. En la práctica, esto puede llevarse a cabo mediante reuniones periódicas, entrevistas, encuestas o grupos de trabajo, entre otros mecanismos. Lo relevante no es el formato utilizado, sino que las personas trabajadoras tengan una oportunidad real de expresar su opinión y contribuir a la gestión de los riesgos psicosociales.
▸ ¿Con qué frecuencia deberían realizarse las consultas a las personas trabajadoras?
La Norma establece que las consultas deberían tener lugar en todas las etapas de la gestión del riesgo psicosocial, no en un momento puntual del año. Esto implica que la consulta debería estar presente en la identificación de peligros, en la evaluación de riesgos, en el diseño de las medidas de control, en el seguimiento de su eficacia y en la revisión del sistema. La periodicidad concreta depende del contexto y el tamaño de cada organización, pero la Norma es clara en que la consulta debería ser continua y significativa, no un trámite formal y puntual.
Próximos pasos en la implantación de la ISO 45003
Los Apartados 5.3 y 5.4 cierran el Capítulo 5 de la Norma con dos elementos que son condición necesaria para que todo lo anterior funcione: roles claros con la autoridad necesaria para ejercerlos, y una participación real y sostenida de las personas trabajadoras en todas las etapas de la gestión. Sin ellos, el liderazgo del Apartado 5.1 y la política del Apartado 5.2 quedan sin el sustento operativo que necesitan para generar resultados reales.
En el próximo Sabías qué de la serie abordaremos el Capítulo 6, donde la Norma establece cómo debería planificarse la gestión de los riesgos psicosociales: la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y oportunidades y el establecimiento de objetivos. A lo largo de las próximas semanas continuaremos desarrollando el resto de Apartados para que tengas una guía completa y práctica. Si tienes alguna duda o necesitas más información, puedes contactar con nosotros a través de nuestra web, por correo en fullaudit@fullaudit.es o por teléfono en el 933 210 888 (Barcelona) o el 917 241 621 (Madrid).
